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档案管理办法
作者:    【字号: 】 提交时间:2016-05-12 04:01收藏】 【打印】 【关闭

第一章 总  则

第一条 为规范学院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及教育部《高等学院档案管理办法》,制定本办法。
  第二条 本办法所称的学院档案(以下简称学院档案),是指内蒙古北方职业技术学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
  第三条 学院档案工作是学院重要的基础性工作,学院应当加强管理,将之纳入学院整体发展规划。
  第四条 学院档案应接受上级主管部门评估时的业务指导、监督和检查。

第五条 学院档案工作由院长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学院档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 档案机构:建立档案室。

第七条 档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构,有具备符合要求的档案库房。
  第八条 档案室的管理职责是:
  (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学院档案工作;
  (二)拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
  (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;
  (四)逐步实行编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
  (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
  (六)开展档案的开放和利用工作;
  (七)开展档案工作人员的业务培训;
  (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
  第九条 学院档案室根据工作需要,由党政办公室负责管理及日常工作,由秘书科具体负责。
  档案管理人员条件如下:
  (一)热心档案事业,具有实际工作经验;
  (二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;
  (三)年富力强,身体健康。
  第十条 学院应当根据实际工作需求及档案数量考虑为配备档案工作人员岗位职数。
  第十一条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
  第十二条 档案室的专职档案工作人员,享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案管理

第十三条 学院应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学院档案管理水平。
  第十四条 应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:
  (一)党群类:主要包括学院党委、党总支、党支部、团委、工会等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
  (二)行政类:主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
  (三)学生类:主要包括学院培养的学历教育及非学历教育学生的档案、入学登记表、体检表、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
  (四)教学类:主要包括反映教学管理(学籍档案、教学大纲等全部教学活动过程中形成的资料)教学实践职业技能培训、招生、就业和教学研究等活动的文件材料。
  (五)科研类:在科研活动过程中所形成的材料。
  (六)基本建设类:包括从基建工作的筹备开始一直到基建竣工的各种批文材料、图纸等。
  (七)仪器设备类:主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
  (八)产品生产类:主要包括学院在医教研产过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
  (九)出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
  (十)外事类:主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料。
  (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。
  可以根据学院实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
  第十五条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
  学院各处室负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本处室的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本处室负责档案工作的人员检查合格后向学院档案室移交。
  第十六条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第十七条 档案材料归档时间为:

(一)档案室应当在次年3月底前归档;
  (二)各处室应当在学年寒假前归档;
  (三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
  第十八条 档案室管理人员应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
  第十九条 档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
  第二十条 档案室要采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。
  第二十一条 在上级主管部门需要查阅时,应当提供所需的档案原件或者复制件。
  第二十二条 学院与其他单位分工协作完成的项目,档案室应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交档案室保存。
  第二十三条 学院中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。
  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
  档案室对于与学院有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。
  第二十四条 档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向院长报告,及时处理。
  档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。
  第二十五条 档案室应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十六条 档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权,其他任何组织或者个人无权公布学院档案。
  属下列情况之一者,不对外公布:
  (一)涉及国家秘密的;
  (二)涉及专利或者技术秘密的;
  (三)涉及个人隐私的;
  (四)档案形成单位规定限制利用的。
  第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。
  个人利用档案的,按照国家有关规定办理。
  第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经分管院领导批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学院长批准。
  第二十九条 档案室提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经分管院领导批准。
  加盖党政办公室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。
  第三十条 档案室是学院出具档案证明的唯一机构。
  档案室应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。
  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案室应当无偿和优先提供。
  第三十一条 档案室应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请院长批准。
  第三十二条 档案室应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

第五章 条件保障

第三十三条 存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
  第三十四条 逐步为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十五条 在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:
  (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;
  (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;
  (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;
  (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;
  (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。
  第三十六条 有下列行为之一的,应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
  (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;
  (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;
  (三)涂改、伪造档案的;
  (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;
  (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;
  (六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附  则

第三十七条 本办法自发布之日起执行。

第三十八条 本办法解释权归学院办公室。



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